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Confira 5 regrinhas de ouro para o bom uso do e-mail corporativo

Embora os aplicativos de mensagens e redes sociais tenham ganhado bastante destaque nos últimos anos, o e-mail ainda tem seu espaço garantido nas empresas. Quando precisamos enviar documentos importantes, por exemplo, recorremos ao bom e velho correio eletrônico. No entanto, nem todos sabem utilizar o e-mail corporativo da maneira correta.

Conhecer as boas práticas e criar uma política de uso em sua organização é essencial para um relacionamento harmonioso entre clientes e colaboradores. Qualquer mal-entendido pode custar caro para a sua empresa — e não é isso o que você quer, correto? Sendo assim, reunimos algumas regrinhas de ouro para evitar que a sua imagem seja prejudicada.

Confira, abaixo, as principais dicas de bom uso do e-mail corporativo!

1. Tome cuidado com os erros gramaticais

Infelizmente, é bastante comum recebermos e-mails com erros graves de português. É claro que você não precisa ser formado em Letras para trocar mensagens com seus clientes ou parceiros comerciais, mas é altamente aconselhável revisar seus textos antes de enviá-los.

Escrever “concerteza” em vez de “com certeza” ou trocar “mas” por “mais”, gera uma sensação de despreparo ao destinatário. Já um texto bem redigido, com poucos erros gramaticais, passa credibilidade. Portanto, fique bem atento a essa questão.

2. Empregue uma linguagem adequada

Não é só com os erros gramaticais que você deve se importar na hora de redigir a mensagem, mas também com a linguagem utilizada. Sabemos bem a diferença entre conversar no WhatsApp com os amigos e enviar um e-mail profissional. Contudo, muitos exageram na formalidade.

Exceto em algumas situações, devemos fugir de frases como: “Caro Sr. X. Venho por meio deste avisar que…”. Desse modo, fica a impressão de que você é um robô ou uma pessoa antipática. Obviamente, também não é indicado exagerar na informalidade, é preciso ter bom senso.

3. Seja claro e objetivo

Uma atitude que tira muita gente do sério é não ir direto ao ponto. Lembre-se de que o tempo de cada um é precioso. Logo, você deve passar todas as informações necessárias no e-mail de forma objetiva. Caso a mensagem fique longa, mesmo depois de enxugá-la, divida o conteúdo em blocos para não cansar o leitor.

É igualmente importante ser claro e objetivo no assunto do e-mail para que a pessoa do outro lado saiba do que se trata e abra a mensagem. Evite, ainda, utilizar a palavra “urgente” em vão, pois isso pode pegar mal. Afinal de contas, é possível que o destinatário tenha diversas tarefas urgentes.

4. Não deixe e-mails sem respostas

Quando você recebe um e-mail, mesmo que ele não exija uma resposta, é de bom-tom confirmar seu recebimento. Do contrário, o remetente pode ficar preocupado, achando que você não leu/recebeu a mensagem ou está agindo com descuido.

O ideal é que a resposta seja dada o mais rapidamente possível. Principalmente nos dias atuais, em que as pessoas estão conectadas o tempo inteiro e sedentas por informações, um atraso pode ocasionar a perda de um cliente importante.

5. Tenha uma assinatura personalizada

Já falamos, em outro artigo aqui no blog, sobre a importância do e-mail personalizado, incluindo a sua assinatura. Especialmente quando você conversa com uma pessoa pela primeira vez, ela precisa de algumas informações. Sendo assim, você deve informar na assinatura:

  • seu nome;
  • empresa em que trabalha;
  • cargo;
  • telefone para contato.

O e-mail corporativo ainda é uma ferramenta importante para as empresas e não há previsões de uma mudança de cenário. Quem conhece as boas práticas e consegue segui-las, usufrui de diversos benefícios. Portanto, dê mais atenção aos detalhes em suas trocas de mensagens e verá uma grande diferença.

Quer entender mais sobre o uso do e-mail corporativo? Leia este outro artigo sobre o assunto!

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